Mandar a alguien de tu equipo a trabajar unos meses fuera parece un asunto logístico. Y lo es, hasta que aparece la pregunta importante: mientras está allí, ¿dónde cotiza? La respuesta no es automática y equivocarse tiene consecuencias caras para las dos partes.
La regla general y su excepción
El principio de base es el de territorialidad: se cotiza en el país donde se trabaja. Si tu empleado se va a Alemania, en principio debería pasar a cotizar allí.
La excepción es el desplazamiento temporal. Si el envío es por tiempo limitado y la persona sigue vinculada a tu empresa española, puede mantener la legislación de Seguridad Social española y seguir cotizando aquí. Esa es la figura que evita altas y bajas en cada país y la pérdida de continuidad en su carrera de cotización.
Pero esa excepción no opera sola: hay que solicitarla y documentarla antes de que la persona se vaya.
Certificado A1: para la Unión Europea y asimilados
El certificado A1 es el documento que acredita ante las autoridades del país de destino que esa persona sigue sujeta a la Seguridad Social española. Se aplica en los países de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo, Suiza y el Reino Unido conforme a los acuerdos vigentes.
Puntos clave:
- Lo solicita la empresa, no el trabajador.
- La duración inicial prevista para el desplazamiento es de hasta veinticuatro meses, prorrogable en determinados supuestos mediante acuerdo entre los Estados.
- Debe obtenerse antes del desplazamiento. Solicitarlo con la persona ya trabajando fuera es una fuente habitual de problemas.
- La persona debe llevarlo consigo: en algunos países las inspecciones lo piden en el propio centro de trabajo.
- Cubre también los desplazamientos cortos. Una reunión de tres días en otro país técnicamente entra en el supuesto, aunque el rigor con que se exige varía mucho.
Sin A1, la empresa se expone a que el país de destino le reclame las cotizaciones locales, con recargos, además de las sanciones que su normativa prevea.
Modelo TA-300: para países con convenio bilateral
Fuera del ámbito europeo, la cobertura depende de que exista un convenio bilateral de Seguridad Social entre España y el país de destino. España tiene convenios con bastantes países, entre ellos varios latinoamericanos.
En esos casos el trámite se canaliza mediante el modelo TA-300, la solicitud de información sobre la legislación de Seguridad Social aplicable en los desplazamientos al extranjero. La empresa lo presenta ante la Tesorería General de la Seguridad Social y esta emite el documento de enlace que corresponda según el convenio.
Los plazos máximos de desplazamiento y las prórrogas los fija cada convenio, así que no hay una regla única: hay que mirar el que aplique.
Y si no hay convenio
Es el escenario más incómodo. Sin convenio bilateral, la persona puede acabar en una situación de doble cotización: en España por su vínculo con la empresa y en el país de destino por trabajar allí. O peor, en un vacío de cobertura sanitaria.
En esos casos hay que estudiar el supuesto concreto y valorar coberturas complementarias, como un seguro de asistencia sanitaria internacional. No es un trámite estándar: es un análisis previo.
Lo que se olvida con más frecuencia
- El desplazamiento no es una expatriación. Si la persona pasa a depender de la filial local, ya no es un desplazamiento y el A1 no procede.
- La normativa laboral del país de destino sigue aplicando en materias como jornada, descansos o salario mínimo, aunque la Seguridad Social siga siendo española.
- Hay que revisar la fiscalidad por separado. Dónde se cotiza y dónde se tributa son dos preguntas distintas, y la respuesta depende de los convenios de doble imposición y de los días de permanencia.
- Las prórrogas se piden antes de que venza el certificado, no después.
En resumen
- Se cotiza donde se trabaja, salvo que se documente el desplazamiento temporal.
- En la UE, EEE, Suiza y Reino Unido: certificado A1, solicitado por la empresa y antes de salir.
- Fuera de ese ámbito: modelo TA-300, y solo si existe convenio bilateral.
- Cada convenio fija sus propios plazos y prórrogas.
- Sin convenio, riesgo de doble cotización o de falta de cobertura.
- Cotización y tributación son preguntas distintas y hay que resolver las dos.
Si vas a desplazar personal fuera de España, o ya lo has hecho sin tramitar la cobertura, cuéntanos el caso antes de que se complique. Trabajamos habitualmente con convenios bilaterales: puedes ver nuestro servicio de jubilación con el convenio España–Venezuela y el de contratación.