Es una de las dudas que más nos llegan últimamente, y casi siempre con la misma confusión de fondo: mucha gente cree que el fichaje digital ya es obligatorio. No lo es todavía. Pero el registro de jornada sí lo es, desde hace años, y la Inspección lleva tiempo sancionando. Conviene separar bien las dos cosas.
Qué obliga la ley hoy
La obligación viene del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y entró en vigor el 12 de mayo de 2019. Desde entonces, toda empresa con personal por cuenta ajena debe llevar un registro diario de jornada.
Lo que exige, en concreto:
- Registro diario con la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- Para toda la plantilla: a tiempo completo y a tiempo parcial, con independencia del tamaño de la empresa y del sector.
- Conservación durante cuatro años.
- A disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
Un matiz que se pasa por alto: el registro de jornada y el registro de horas extraordinarias son cosas distintas. El segundo tiene su propia regulación en el artículo 35.5 del Estatuto y no desaparece por llevar el primero.
Lo que la norma actual no exige
Aquí está la laguna que ha generado tanta confusión: la redacción de 2019 no impuso ningún formato concreto. Hoy siguen siendo legales el papel, una hoja de cálculo o una aplicación, siempre que el registro sea fiable, objetivo y no manipulable a posteriori.
Ese «siempre que» es importante, y volveremos a él.
Qué va a cambiar con el fichaje digital
El Gobierno tiene en tramitación un real decreto que hará obligatorio el registro horario digital. En el momento de escribir esto sigue en fase de tramitación: no está en vigor. Desconfía de quien te lo venda como algo ya exigible.
Según los borradores conocidos, las líneas principales serían:
- Obligación para todas las empresas, sin excepción por tamaño ni sector.
- Fin del papel y de las hojas de cálculo como sistema válido.
- Acceso remoto de la Inspección de Trabajo al registro, sin necesidad de personarse.
- Endurecimiento del régimen sancionador, con la previsión de que las multas pasen a computarse por cada persona trabajadora afectada y no una sola por empresa.
Ese último punto es el que más cambia las cuentas. Una infracción que hoy supone una sanción para la empresa podría multiplicarse por el número de personas en plantilla.
Las sanciones actuales
No hace falta esperar al nuevo real decreto para tener un problema. El incumplimiento del registro de jornada ya se sanciona hoy, y la horquilla depende de la calificación de la infracción y de su graduación.
Los importes de las infracciones leves arrancan en torno a los 70 euros, pero cuando la conducta se califica como grave las cifras suben de forma considerable, y pueden alcanzar varios miles de euros.
Y hay un detalle que conviene subrayar: la Inspección no está esperando a la nueva norma. Ya viene sancionando registros que considera poco fiables, aunque existan. Un cuadrante fotocopiado que todos los meses marca exactamente el mismo horario para toda la plantilla no se sostiene ante una inspección.
Los errores que más vemos
- Registrar el horario teórico en vez del real. Si el contrato dice de 9 a 18 y el registro dice de 9 a 18 los 220 días del año, sin una sola variación, no es un registro: es una copia del contrato.
- Dejarlo sin firmar ni validar. Un registro que nadie confirma es fácil de discutir después.
- No registrar al personal a tiempo parcial. Es justo donde más se mira, porque ahí se detectan las horas no cotizadas.
- Olvidar el teletrabajo. La obligación no depende del lugar donde se preste el servicio.
- No conservarlo cuatro años. La Inspección puede pedir ejercicios anteriores.
Qué hacer ahora
- Comprueba que tienes registro y que refleja la realidad. Es lo primero que se mira.
- Si sigues en papel o en Excel, ve pensando en el cambio. Hoy es legal, pero el real decreto en tramitación apunta a que dejará de serlo. Migrar con tiempo sale más barato que hacerlo con una inspección encima.
- Revisa la conservación. Cuatro años, accesibles.
- Consulta tu convenio. Algunos añaden obligaciones propias sobre control horario y distribución de jornada.
En resumen
- El registro de jornada es obligatorio desde mayo de 2019 para toda empresa con personal contratado.
- Hoy no se exige un formato digital: el papel y la hoja de cálculo siguen siendo válidos si el registro es fiable.
- El real decreto del fichaje digital está en tramitación, no en vigor.
- Cuando entre, previsiblemente prohibirá el papel, dará acceso remoto a la Inspección y endurecerá las sanciones por trabajador.
- La Inspección ya sanciona hoy los registros que no reflejan la jornada real.
Si no tienes claro si tu sistema aguantaría una inspección, o quieres preparar el cambio antes de que la norma apriete, cuéntanos tu caso. Lo revisamos contigo. Puedes ver también nuestro servicio de asesoría laboral, que incluye la implantación y el asesoramiento del registro de jornada.