Contratar a la primera persona es un salto grande. Dejas de ser solo tú y pasas a tener obligaciones que antes no te afectaban. La buena noticia es que el proceso tiene un orden claro. La mala es que ese orden no admite atajos: hay un trámite que, si lo haces tarde, ya no tiene arreglo.
Antes de contratar: inscribir la empresa
Si nunca has tenido personal, tu primer paso no es el contrato: es inscribir la empresa en la Seguridad Social y obtener un código de cuenta de cotización. Ese código es el que identifica a tu empresa como empleadora y sin él no puedes dar de alta a nadie.
En el mismo momento conviene tener resuelta la autorización para el Sistema RED, que es el canal por el que se hacen las altas, bajas y los seguros sociales. Si trabajas con una gestoría, normalmente actuamos como autorizados RED y ese trámite lo asumimos nosotros.
Elegir bien el contrato y el convenio
Dos decisiones que condicionan todo lo demás:
La modalidad contractual. Indefinido, temporal por circunstancias de la producción, de sustitución, fijo discontinuo, formativo. No es una elección libre: cada modalidad exige una causa. Y elegir mal tiene consecuencias, porque un temporal sin causa válida se presume indefinido.
El convenio colectivo aplicable. Determina el salario mínimo del puesto, la jornada máxima, las vacaciones, los pluses y el periodo de prueba. Aplicar el convenio equivocado es uno de los errores más caros que vemos, porque las diferencias salariales se reclaman con carácter retroactivo.
La documentación que vas a necesitar
- DNI o NIE de la persona, con autorización de trabajo en vigor si procede.
- Número de afiliación a la Seguridad Social. Si nunca ha trabajado, hay que solicitarlo antes.
- Número de cuenta bancaria para el pago de la nómina.
- Modelo 145, de comunicación de datos al pagador, que determina la retención de IRPF que le corresponde.
- Titulación o certificados si el puesto los exige, y certificado de delitos sexuales cuando hay contacto habitual con menores.
El alta: el trámite que no admite retraso
Este es el punto crítico. El alta en la Seguridad Social debe hacerse antes del inicio de la prestación de servicios. No el mismo día por la tarde, no al día siguiente: antes de que empiece a trabajar.
Puede tramitarse hasta con sesenta días naturales de antelación, así que no hay excusa para apurar. Tener a alguien trabajando sin haberlo dado de alta es una infracción grave, con sanciones elevadas, y además abre la puerta a que se reclamen las cotizaciones no ingresadas.
Si nos avisas con la documentación completa, el alta la hacemos el mismo día.
El contrato y su comunicación
El contrato debe formalizarse y comunicarse al Servicio Público de Empleo a través de Contrat@ en el plazo de diez días hábiles desde su formalización.
Es también el momento de decidir las cláusulas que te interesen: periodo de prueba, distribución irregular de la jornada, pacto de confidencialidad o de no competencia. Una vez firmado, incorporarlas ya no depende solo de ti.
Lo que casi todo el mundo olvida
Con el alta y el contrato hechos parece que ya está. No del todo. Estas cuatro obligaciones nacen desde el primer día y son las que más disgustos dan en una inspección:
- Prevención de riesgos laborales. Evaluación de riesgos del puesto, formación e información a la persona trabajadora y oferta de reconocimiento médico. Suele concertarse con un servicio de prevención ajeno.
- Registro de jornada. Obligatorio desde el primer día, también si es a tiempo parcial o teletrabaja.
- Protección de datos. Informar del tratamiento de sus datos personales.
- Registro retributivo. Toda empresa con personal debe llevarlo, con independencia de su tamaño.
Y a partir de ahí, cada mes
Contratar no es un trámite puntual, es abrir una obligación recurrente: nómina mensual, presentación de los seguros sociales, ingreso de las retenciones de IRPF mediante el modelo 111 cada trimestre y el resumen anual con el modelo 190.
Es justo la parte que conviene delegar, porque los plazos no avisan.
En resumen
- Inscribe la empresa y obtén el código de cuenta de cotización.
- Elige la modalidad de contrato y comprueba el convenio aplicable.
- Reúne la documentación, incluido el número de afiliación y el modelo 145.
- Da el alta en Seguridad Social antes del primer día de trabajo.
- Formaliza el contrato y comunícalo a Contrat@ en diez días hábiles.
- Resuelve prevención de riesgos, registro de jornada, protección de datos y registro retributivo.
Si vas a contratar por primera vez y prefieres no jugártela con los plazos, cuéntanos tu caso. Nos ocupamos del proceso completo. Puedes ver también nuestros servicios de contratación y bonificaciones y de nóminas y seguros sociales.